Sekilas tentang PT Wisma Kanta Utama
PT Wisma Kanta Utama adalah perusahaan asal Jakarta yang bergerak di industri hospitality, dengan pengelolaan tenaga kerja yang mencakup jumlah hingga 300 karyawan. Salah satu unit bisnisnya adalah The Orient Hotel, Jakarta. Dengan pengalaman luas dalam pengelolaan hunian dan layanan perhotelan, perusahaan ini berkomitmen untuk memberikan kenyamanan dan layanan berkualitas tinggi bagi para penghuni dan tamu. Wisma Kanta Utama terus berinovasi dalam menghadirkan pengelolaan properti yang efisien, memastikan setiap aspek operasional, mulai dari reservasi, perawatan fasilitas, hingga manajemen tenaga kerja, berjalan dengan optimal demi menciptakan pengalaman terbaik bagi pelanggan.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR
Kami berkesempatan berbincang dengan Bu Evelina, Director of HR dari Wisma Kanta Utama, mengenai tantangan pengelolaan SDM di industri hospitality. Dalam operasional sehari-hari, tim HR dihadapkan pada berbagai kompleksitas, mulai dari pengelolaan shift, perhitungan payroll, hingga administrasi cuti dan izin karyawan.
Sebagai perusahaan di industri hospitality, Wisma Kanta Utama mengoperasikan sistem kerja berbasis shift untuk memastikan layanan berjalan 24/7. Di perusahaan ini terdapat dua kategori tim utama:
- Tim Back Office, dengan jam kerja reguler Senin–Jumat pukul 09.00–18.00.
- Tim Operasional, yang bekerja dalam empat pola shift (shift 1, 2, 3, dan middle) yang tersebar sepanjang 24 jam.
Sebelumnya, pengelolaan shift dilakukan secara manual menggunakan Excel. Namun, metode ini semakin tidak efisien, terutama saat harus menyesuaikan jadwal karyawan dengan perubahan permintaan pasar. Setiap minggu, jadwal shift harus diperbarui, bahkan sering kali mengalami perubahan mendadak, yang membuat pengelolaannya semakin kompleks dan rentan kesalahan.
Tantangan berikutnya adalah penghitungan payroll. Dengan jumlah karyawan mencapai 300 orang, sistem Excel yang digunakan sebelumnya sering kali menyulitkan tim HR dalam melakukan penyesuaian komponen gaji.
“Saat masih pakai Excel, setiap perubahan data harus dicek satu per satu untuk memastikan tidak ada kesalahan formula atau input. Kalau ada kesalahan, bisa berdampak pada hak karyawan.”
Proses ini tidak hanya memakan banyak waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan dalam penghitungan gaji, yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap kepuasan karyawan.
Selain itu, pengelolaan cuti dan izin karyawan juga masih dilakukan secara manual. Karyawan harus mengajukan cuti menggunakan formulir fisik, kemudian tim HR akan memeriksa data di Excel sebelum menyetujui permohonan tersebut. Proses ini lambat, kurang transparan, dan rawan miskomunikasi antara karyawan dan tim HR.
Tantangan-tantangan ini menunjukkan bahwa digitalisasi HR bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan bagi industri hospitality. Dengan sistem yang lebih modern dan terintegrasi, Wisma Kanta Utama dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, serta memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan.
Mekari Talenta sebagai solusi tantangan HR
Seiring berjalannya waktu, PT Wisma Kanta Utama menyadari perlunya sistem yang lebih efisien dan terintegrasi untuk mengelola operasional HR mereka. Setelah mempertimbangkan berbagai solusi, mereka memilih Mekari Talenta sebagai HRIS yang dapat membantu menyederhanakan proses administrasi, meningkatkan akurasi data, dan mendukung kebutuhan bisnis yang dinamis.
Hasil nyata yang dirasakan oleh PT Wisma Kanta Utama
Setelah mengimplementasikan Mekari Talenta, PT Wisma Kanta Utama mulai merasakan peningkatan yang signifikan dalam pengelolaan HR:
Pengelolaan shift yang lebih fleksibel
Salah satu tantangan terbesar dalam industri hospitality adalah pengelolaan shift yang dinamis. Dengan Mekari Talenta, jadwal shift karyawan kini dapat dibuat dan diperbarui secara otomatis sesuai dengan kebutuhan operasional. Tim HR tidak perlu lagi menyusun jadwal manual di Excel—sistem Talenta memungkinkan pengaturan shift yang lebih fleksibel, termasuk perubahan mendadak akibat permintaan pasar. Selain itu, karyawan juga dapat mengakses jadwal mereka langsung melalui aplikasi, sehingga meminimalkan kesalahan dan meningkatkan transparansi.
Perhitungan payroll lebih akurat
Sebelumnya, proses payroll yang dilakukan secara manual di Excel sering kali memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan perhitungan. Dengan Mekari Talenta, perhitungan gaji kini terautomasi berdasarkan data real-time, termasuk komponen tambahan seperti insentif, tunjangan, dan potongan. Sistem ini juga memastikan keakuratan perhitungan pajak dan BPJS, sehingga hak karyawan selalu terpenuhi dengan benar tanpa risiko kesalahan input atau formula.
“Salah satu yang paling membantu itu juga di pengelolaan payroll. Dengan jumlah karyawan yang cukup banyak, memastikan semua data gaji dan tunjangan sesuai itu sangat penting. Dengan Mekari Talenta, proses payroll jadi lebih cepat dan minim kesalahan dibanding sebelumnya.”
Administrasi cuti jadi lebih praktis
Proses pengajuan cuti yang sebelumnya menggunakan formulir manual kini menjadi lebih praktis dengan Mekari Talenta. Karyawan dapat mengajukan cuti langsung melalui aplikasi di HP masing-masing, dan tim HR bisa langsung mengecek ketersediaan cuti serta menyetujuinya dalam satu sistem yang terintegrasi. Hal ini tidak hanya mengurangi beban administrasi tetapi juga mempercepat proses persetujuan, memastikan pengalaman yang lebih nyaman bagi karyawan dan tim HR.
“Mereka lebih mudah mengajukan cuti, melihat jadwal kerja, dan mengecek slip gaji sendiri tanpa harus menanyakan ke HR.”
Mekari Talenta di mata PT Wisma Kanta Utama
Dengan mengadopsi Mekari Talenta, PT Wisma Kanta Utama berhasil mengoptimalkan pengelolaan HR, mulai dari manajemen shift yang lebih fleksibel, perhitungan payroll yang lebih akurat, hingga administrasi cuti yang lebih praktis.
