Sekilas tentang PT Indotruck Utama
PT INDOTRUCK UTAMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan layanan purna jual alat berat serta kendaraan komersial di Indonesia. Didirikan oleh Pak Eric Ng pada tahun 1988, Indotruck Utama telah beroperasi selama lebih dari tiga dekade dan menjadi distributor resmi untuk berbagai merek ternama, terutama Volvo, termasuk Volvo Truck dan Bus. Selain itu, perusahaan ini juga menyediakan alat berat seperti eskavator dan wheel loader besar di sektor konstruksi. Sementara Indotruck Utama fokus pada peralatan konstruksi, masih di bawah naungan Indo Mobil, ada Indo Traktor yang menangani merek seperti Renault Trucks, Kalmar, Manitou, dan Manchinen, serta produk dari Volvo China seperti SDLG. Indoglobal Traktor, sebagai bagian dari grup ini, berperan sebagai distributor untuk Dongfeng Trucks dan beberapa produk lainnya.
Dengan jaringan yang luas serta sistem operasional yang terus berkembang, ketiga perusahaan ini menerapkan sistem HR berbagi layanan (shared service HR), di mana pengelolaan SDM dilakukan secara terpusat. Hal ini memungkinkan efisiensi yang lebih tinggi dalam administrasi karyawan, proses payroll, serta manajemen data karyawan di seluruh cabang.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR
Kami berkesempatan berbincang dengan Bapak Taufiq Hidayat, HRGA Division Head yang menangani urusan HR untuk ketiga perusahaan dalam grup. Beliau mengungkapkan bahwa Indotruck Utama, Indo Traktor, dan Indoglobal Traktor memiliki lebih dari 30 cabang dan mempekerjakan sekitar 2.200 karyawan di seluruh Indonesia. Dengan skala yang besar dan tim yang tersebar luas, pengelolaan database karyawan menjadi tantangan utama, terutama karena sistem yang digunakan sebelumnya masih berbasis Excel dan database lokal. Selain keterbatasan dalam pencatatan data, sistem ini juga menyulitkan skalabilitas saat jumlah karyawan bertambah.
Tantangan lain yang dihadapi adalah proses administrasi HR, seperti pengelolaan cuti dan absensi, yang masih dilakukan secara manual. Hal ini memperlambat alur kerja dan meningkatkan risiko kesalahan.
“Sebelumnya, karyawan harus menyerahkan hard copy (izin cuti) ke atasan, lalu scan dan kirim ke saya di HRD Head Office. Setelah itu, HO harus mencetak ulang dan baru disetujui.”
Mekari Talenta sebagai solusi tantangan HR
Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, kebutuhan akan solusi HR yang lebih efisien pun meningkat. Ketiga perusahaan dalam grup akhirnya memutuskan untuk beralih ke produk lokal yang lebih sesuai dengan karakteristik bisnis mereka. Setelah mempertimbangkan beberapa opsi, Pak Taufik memilih Mekari Talenta karena fiturnya yang lengkap serta fleksibilitasnya dalam menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
“Kami memilih Mekari Talenta karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.”
Hasil nyata yang dirasakan oleh PT Indotruck Utama
Setelah mengimplementasikan Mekari Talenta, PT Indotruck Utama mulai merasakan peningkatan yang signifikan dalam pengelolaan HR:
Manajemen database yang lebih scalable
Setelah beralih ke Mekari Talenta, PT Indotruck Utama mengalami peningkatan signifikan dalam pengelolaan database karyawan. Dengan jumlah karyawan yang tersebar di berbagai cabang dan terus bertambah, sistem sebelumnya yang berbasis Excel dan database lokal tidak lagi mampu mengakomodasi kebutuhan bisnis yang berkembang. Mekari Talenta menyediakan solusi berbasis cloud yang memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data karyawan dalam jumlah besar dengan lebih efisien. Kini, tim HR dapat dengan mudah mencari, memperbarui, dan menganalisis data karyawan tanpa terbatas oleh infrastruktur lokal yang rentan terhadap risiko kehilangan data atau ketidakkonsistenan informasi.
Absensi dan pengajuan cuti lebih praktis lewat HP
Sebelum menggunakan Talenta, proses absensi dan cuti di Indotruck Utama memakan waktu lama karena masih bergantung pada dokumen fisik dan persetujuan manual. Kini, dengan Mekari Talenta, karyawan dapat melakukan absensi langsung melalui aplikasi di ponsel mereka, membuat proses lebih praktis dan akurat. Bahkan saat bekerja di lokasi on-site dengan sinyal terbatas, sistem absensi Mekari Talenta tetap dapat merekam data dengan baik.
“Kami butuh sistem yang bisa tetap mencatat absensi walaupun dalam kondisi offline, terutama untuk karyawan yang bekerja di site tambang. Ketika jaringan kembali terhubung, datanya harus bisa otomatis ter-update ke sistem. Sampai saat ini, solusi ini hanya ada di Mekari Talenta.”
Pengajuan cuti juga menjadi lebih mudah karena karyawan cukup mengajukan request melalui aplikasi, yang kemudian langsung diteruskan ke atasan untuk disetujui tanpa perlu proses manual yang berbelit. Jika ada karyawan yang mengajukan cuti atau membutuhkan approval, notifikasinya langsung muncul di sistem dalam hitungan detik. Hal ini tidak hanya menghemat waktu bagi tim HR, tetapi juga meningkatkan transparansi dan akurasi dalam pencatatan kehadiran dan hak cuti karyawan.
Payroll yang lebih cepat dan sesuai regulasi
Salah satu tantangan terbesar dalam pengelolaan HR di Indotruck Utama adalah proses payroll yang sebelumnya sangat memakan waktu karena masih menggunakan Excel dan banyak rumus manual.
Dengan Talenta, perekapan data payroll menjadi jauh lebih cepat dan akurat. Sistem ini secara otomatis menarik data dari absensi, cuti, dan komponen penggajian lainnya sehingga meminimalkan risiko kesalahan perhitungan. Selain itu, fitur pembaruan pajak yang selalu mengikuti regulasi terbaru juga membantu tim HR dalam memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pemerintah tanpa perlu melakukan pengecekan manual.
“Jika ada kendala atau perubahan kebijakan dari pemerintah, pihak Talenta selalu sigap meng-update sistem mereka.”
Lebih dekat untuk bisnis lokal
Mekari Talenta lebih dekat dengan bisnis lokal karena merupakan perusahaan asli Indonesia. Dukungan yang diberikan lebih responsif, dan pemahaman terhadap regulasi jauh lebih baik dibandingkan solusi internasional, yang sering kali membutuhkan waktu lebih lama untuk beradaptasi dengan kebijakan terbaru di Indonesia.
Mekari Talenta di mata PT Indotruck Utama
Mekari Talenta menjadi solusi tepat bagi Indotruck Utama dalam proses go digital di tim HRGA, menggantikan sistem manual yang tidak efisien. Dengan Mekari Talenta, berbagai aspek pengelolaan SDM—dari database, absensi, hingga payroll—menjadi lebih praktis dan akurat.
“Dalam keadaan apapun, Mekari Talenta selalu membantu.”
