Bagaimana tantangan HR di rumah sakit agar berjalan optimal? Rumah sakit terkenal dengan banyaknya shift karyawan sehingga HR butuh pengelolaan yang optimal agar karyawan dapat bekerja tanpa hambatan.
Hal ini merupakan salah satu tantangan yang dihadapi oleh industri ini. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan menggunakan software HRIS untuk pengelolaan karyawan yang lebih optimal.
Bagaimana caranya? Simak penjelasannya di artikel berikut ini.
Tantangan HR di Rumah Sakit
Sumber Daya Manusia (SDM) di lingkungan rumah sakit menghadapi berbagai tantangan yang kompleks dan unik. Hal ini disebabkan oleh karakteristik industri kesehatan yang sangat dinamis, regulatif, dan menuntut tingkat profesionalisme tinggi.
Berikut adalah beberapa tantangan umum yang dihadapi oleh HR di rumah sakit beserta penjelasannya.
1. Rekrutmen dan Retensi Staf
Mencari dan mempertahankan tenaga medis berkualitas seperti dokter, perawat, dan tenaga kesehatan lainnya merupakan tantangan besar. Persaingan antar rumah sakit, baik di sektor swasta maupun pemerintah, sangat tinggi.
Selain itu, tekanan kerja yang tinggi, jam kerja yang tidak menentu, dan risiko pekerjaan dapat membuat staf cepat mengalami kelelahan atau burnout, yang berdampak pada tingkat turnover yang tinggi.
2. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Tenaga kesehatan harus selalu mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi medis terbaru. Oleh karena itu, HR perlu menyediakan program pelatihan berkelanjutan dan pengembangan karier.
Tantangannya terletak pada penyusunan jadwal yang fleksibel, anggaran pelatihan yang terbatas, serta memastikan bahwa semua karyawan memperoleh kesempatan yang sama untuk berkembang.
3. Manajemen Kinerja
Evaluasi kinerja di rumah sakit tidak hanya menyangkut hasil kerja administratif, tetapi juga menyangkut kualitas layanan terhadap pasien. HR harus memiliki sistem penilaian kinerja yang adil, objektif, dan berbasis kompetensi.
Tantangan lainnya adalah menyusun indikator kinerja yang tepat untuk berbagai jenis profesi di rumah sakit yang memiliki karakteristik kerja yang sangat berbeda.
4. Kepatuhan terhadap Regulasi Kesehatan
Rumah sakit harus mematuhi berbagai regulasi yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, keselamatan kerja, perlindungan data pasien, dan standar akreditasi kesehatan. HR berperan penting dalam memastikan bahwa semua karyawan memahami dan mematuhi regulasi tersebut.
Tantangannya adalah menjaga agar seluruh proses administrasi dan operasional tetap patuh terhadap hukum yang terus berubah dan berkembang.
5. Komunikasi Internal dan Budaya Organisasi
Komunikasi yang efektif di lingkungan rumah sakit sangat penting untuk menjamin keselamatan pasien dan kelancaran operasional. HR harus mampu menciptakan budaya organisasi yang inklusif, kolaboratif, dan berorientasi pada pelayanan.
Tantangan umumnya adalah menyatukan berbagai profesi dengan latar belakang yang berbeda agar dapat bekerja dalam satu visi dan misi yang sama.
Baca juga: Strategi SDM Perusahaan Manufaktur yang Efektif dan Modern
Apa itu HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem teknologi yang dirancang untuk membantu pengelolaan data dan proses sumber daya manusia secara digital dan terintegrasi.
Dengan HRIS, perusahaan dapat menyimpan, mengakses, dan mengelola informasi karyawan seperti data personal, absensi, riwayat pekerjaan, hingga dokumen administratif secara lebih efisien.
Sistem ini juga mendukung otomatisasi berbagai proses HR seperti penggajian, cuti, rekrutmen, dan onboarding, sehingga mengurangi risiko human error dan menghemat waktu kerja tim HR.
Fungsi utama HRIS tidak hanya terbatas pada efisiensi administratif, tetapi juga mendukung pengambilan keputusan strategis melalui fitur pelaporan dan analisis data. Misalnya, HRIS dapat digunakan untuk memantau kinerja karyawan, mengelola program pelatihan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Dengan informasi yang tersaji secara real-time dan terpusat, HRIS memungkinkan tim HR untuk lebih fokus pada pengembangan karyawan dan peningkatan budaya kerja dalam organisasi.
Berikut Cara HRIS Mengatasi Tantangan HR di Rumah Sakit
Penggunaan software HRIS menjadi solusi strategis bagi rumah sakit dalam menghadapi berbagai tantangan pengelolaan SDM. Berikut bagaimana HRIS dapat membantu mengatasi tantangan-tantangan utama di lingkungan rumah sakit.
1. Mempermudah Proses Rekrutmen
Penggunaan software HRIS memungkinkan proses rekrutmen dilakukan secara digital, mulai dari pemasangan lowongan, pelacakan lamaran, hingga penjadwalan wawancara.
Dengan adanya sistem yang terintegrasi, HR dapat menilai kandidat berdasarkan kriteria yang jelas, menyimpan database pelamar untuk kebutuhan masa depan, dan mempercepat proses onboarding bagi karyawan-karyawan baru di rumah sakit.
2. Mengelola Data Karyawan Secara Efisien
Software HRIS dapat menyimpan seluruh data karyawan dalam satu platform yang mudah diakses dan aman. Informasi seperti jadwal kerja, riwayat jabatan, sertifikasi medis, hingga absensi tercatat secara otomatis. Tentunnya, hal ini sangat membantu HR rumah sakit yang harus mengelola data rumah sakit dalam jumlah besar, mengingat waktu kerja mereka sangat kompleks dan padat.
3. Meningkatkan Pelatihan dan Pengembangan
Umumnya, software HRIS menyediakan fitur manajemen pelatihan yang memungkinkan rumah sakit merancang program pengembangan karyawan secara terstruktur. Fitur ini dapat mencatat riwayat pelatihan, mengatur jadwal kelas atau webinar, serta mengingatkan karyawan untuk memperbarui sertifikasi atau mengikuti pelatihan wajib sesuai standar kesehatan.
Dengan demikian, karyawan di rumah sakit juga tetap dapat meningkatkan keterampilan mereka sambil bekerja.
4. Memfasilitasi Manajemen Kinerja
Dengan HRIS, penilaian kinerja dapat dilakukan secara sistematis dan transparan. HR dapat menetapkan indikator kinerja individu berdasarkan posisi dan peran masing-masing. Proses evaluasi juga bisa didokumentasikan dengan baik, memberikan ruang bagi feedback dua arah dan pemetaan potensi karyawan untuk promosi atau rotasi jabatan.
5. Menjamin Kepatuhan terhadap Regulasi
HRIS membantu memastikan rumah sakit patuh terhadap peraturan ketenagakerjaan dan standar industri kesehatan. Misalnya, dengan sistem audit data otomatis, pengingat untuk pembaruan dokumen legal, serta laporan yang siap pakai untuk akreditasi atau inspeksi. Hal ini meminimalkan risiko pelanggaran hukum dan meningkatkan kepercayaan publik.
Baca juga: Cara Mengatur Jadwal Shift Karyawan Hotel dengan Efektif
Studi Kasus
Kini, sudah banyak rumah sakit yang menggunakan software HRIS untuk menunjang operasional sehari-hari agar lebih efisien. Salah satu contoh nyatanya adalah Ciputra Hospital yang menggunakan Mekari Talenta.
Di Ciputra Hospital sendiri ada 32 shift yang harus ditangani, jumlah yang cukup padat mengingat banyaknya jumlah karyawan.
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, bukan hanya HR yang mengalami kerepotan dengan sistem administrasi HR manual. Karyawan juga mesti lebih sabar dalam mengajukan cuti dan lembur karena harus mendapatkan persetujuan dalam tiga tingkat.
Penggajian juga menjadi satu masalah serius lainnya. Dengan sistem manual, HR dan finance perlu menghitung manual semua daftar kehadiran dan menambahkannya menjadi bagian dari komponen gaji.
Dengan menggunakan Mekari Talenta, Ciputra Hospital mampu menyederhanakan proses administrasi HR agar karyawan bisa fokus memberikan layanan terbaiknya.
Melalui fitur absensi mobile, Mekari Talenta memastikan tracking kehadiran menjadi lebih mudah, tepercaya dan transparan baik untuk karyawan maupun HR.
Kemudia, fitur Payroll Calculation dan Payroll Disbursement juga memudahkan proses penghitungan gaji karena sudah terintegrasi dengan absensi.
Dengan menggunakan Mekari Talenta, Ciputra Hospital memastikan karyawan memperoleh haknya dengan baik. Hal ini juga memudahkan HR mentransfer gaji tanpa pusing dengan format e-banking maupun biaya admin karena semua dapat dilakukan melalui aplikasi.
Tips Memilih Software HRIS yang Tepat untuk Rumah Sakit
Memilih HRIS yang sesuai untuk rumah sakit tidak bisa disamakan dengan memilih sistem untuk perusahaan pada umumnya. Lingkungan rumah sakit memiliki kebutuhan khusus, seperti pengaturan shift tenaga medis, kepatuhan regulasi kesehatan, hingga manajemen data karyawan medis dan non-medis yang kompleks.
Berikut beberapa tips penting dalam memilih software HRIS yang tepat.
1. Pilih Sistem yang Mendukung Pengelolaan Shift
Rumah sakit beroperasi 24/7, sehingga HRIS harus mampu mengatur jadwal shift yang fleksibel dan akurat. Pastikan sistem mendukung penjadwalan dinamis, pengelolaan lembur, serta rotasi tenaga kerja antar unit atau departemen.
2. Pastikan HRIS Memiliki Fitur Kepatuhan Regulasi
HRIS yang baik harus bisa membantu rumah sakit dalam mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan regulasi kesehatan. Cari fitur seperti pengingat masa berlaku sertifikasi, pelaporan audit, dan pengelolaan dokumen legal yang sesuai dengan standar industri.
3. Utamakan Kemudahan Integrasi
HRIS yang ideal harus bisa terintegrasi dengan sistem lain di rumah sakit, seperti sistem keuangan, sistem informasi rumah sakit (SIR), atau software presensi yang sudah ada. Ini akan mempermudah alur data dan menghindari duplikasi kerja.
4. Perhatikan Keamanan dan Privasi Data
Karena HRIS akan menyimpan data sensitif karyawan, pastikan sistem memiliki standar keamanan tinggi, seperti enkripsi data, kontrol akses pengguna, dan perlindungan terhadap kebocoran informasi.
5. Pilih Vendor dengan Dukungan Pelanggan yang Responsif
Software HRIS yang berpengalaman di bidang layanan kesehatan akan lebih memahami kebutuhan rumah sakit. Pastikan mereka menyediakan pelatihan, layanan purna jual, dan bantuan teknis yang responsif jika terjadi kendala.
6. Pertimbangkan Skalabilitas dan Kemudahan Penggunaan
HRIS harus mudah digunakan oleh tim HR dan manajer unit, tanpa perlu pelatihan rumit. Selain itu, sistem harus fleksibel dan bisa dikembangkan seiring pertumbuhan rumah sakit.
Baca juga: Memahami Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia: Panduan Lengkap
Kesimpulan
HRIS memainkan peran penting dalam membantu rumah sakit mengatasi berbagai tantangan pengelolaan SDM yang kompleks.
Mulai dari mempermudah proses rekrutmen, mengelola data karyawan secara efisien, meningkatkan pelatihan dan pengembangan, hingga memfasilitasi manajemen kinerja serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi, semuanya dapat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan terintegrasi melalui sistem HRIS yang tepat.
Mekari Talenta hadir sebagai solusi HRIS modern yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan sektor kesehatan, termasuk rumah sakit. Dengan fitur-fitur lengkap dan dukungan teknologi berbasis cloud, Mekari Talenta membantu rumah sakit mengelola SDM secara lebih efisien dan strategis.
Pertimbangkan implementasi Mekari Talenta sebagai langkah transformasi digital untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan kesehatan di rumah sakit Anda. Hubungi tim sales kami sekarang dan coba gratis demo aplikasinya.
