Salah satu posisi penting yang lazim ditemui dalam struktur organisasi perusahaan adalah general affair atau GA. Secara umum, seorang GA berperan penting dalam pengelolaan perusahaan.

Namun demikian, sudahkah Anda paham perihal hal-hal apa saja yang sebetulnya dikelola oleh seseorang dengan posisi ini? Berikut rincian tugas serta fungsi seorang general affair terkait pengelolaan perusahaan.

Rincian Tugas dan Fungsi General Affair di Perusahaan

Sebagai seorang general affair di perusahaan, Anda akan banyak berkolaborasi dengan banyak tim di kantor seperti HRD, tim finance dan procurement. Pada beberapa perusahaan yang tidak terlalu besar, banyak yang menggabungkan pekerjaan HRD dan GA.

Untuk itu, Anda perlu mengenal tugas dan fungsi GA di perusahaan sebagai berikut.

1. Mengelola Pengadaan Barang atau Fasilitas Operasional Perusahaan

Perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana terkadang menggabungkan general affair dengan divisi HRD. Akan tetapi, tugas GA sebetulnya lebih spesifik daripada pengelola HR.

Jika HR berperan dalam pengelolaan dan pengembangan SDM perusahaan, maka tugas GA lebih kepada pengelolaan pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan.

Seorang general affair perlu mengetahui barang-barang apa saja yang perlu dibeli agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Adapun barang yang dimaksud mulai dari alat tulis kantor hingga perangkat komputer atau laptop.

Intinya, segala macam barang atau fasilitas karyawan yang dapat mendukung pekerjaan perlu betul-betul diketahui oleh GA. Selain itu, biaya pemeliharaan fasilitas juga perlu untuk dipertimbangkan.

Baca juga : 7 Tunjangan Fasilitas Karyawan yang Bisa Diberikan, Simak Selengkapnya!

2. Membuat Prioritas Anggaran Perusahaan

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, GA juga wajib memiliki kemampuan manajemen anggaran karena GA perlu membuat prioritas pengadaan barang.

Artinya, seorang GA perlu membuat prioritas pengadaan barang maupun fasilitas tersebut. Hal semacam ini berkaitan dengan keterbatasan anggaran perusahaan itu sendiri.

Dengan kata lain, pembuatan prioritas untuk anggaran pengadaan barang dapat mencegah pembengkakan anggaran belanja perusahaan itu sendiri. General affair pun wajib senantiasa tegas dan jeli untuk memutuskan barang mana yang perlu segera dibeli atau ditunda pembeliannya.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas semacam ini tentu juga perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan.

Sebagai contoh, perusahaan Anda bergerak di bidang jasa desain. Seorang GA tentu akan menyediakan anggaran khusus untuk pengadaan perangkat komputer dengan spesifikasi yang mendukung kegiatan tersebut.

Note: Untuk mengelola perusahaan lebih baik, ketahui seberapa Pentingnya Sistem HRIS dalam Pengelolaan Administrasi Perusahaan

3. Menjalin Komunikasi dengan Seluruh Divisi di Perusahaan

Jika Anda seorang GA yang belum baik dalam berkomunikasi, Anda perlu belajar cara meningkatkan skill komunikasi untuk mempermudah koordinasi di kantor.

Seorang general affair adalah jembatan informasi antara divisi dengan pengelola keuangan perusahaan. Pengadaan barang maupun fasilitas operasional perusahaan ada kalanya merupakan usulan dari berbagai divisi karena mereka lebih paham mengenai kebutuhan tim masing-masing.

Di satu sisi, GA perlu terbuka terhadap masukan pengadaan barang serta fasilitas untuk tiap-tiap divisi. Di sisi lain, GA juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh.

Kemampuan general affair dalam menjalin komunikasi dengan setiap divisi pada dasarnya kembali pada tugas GA dalam membuat prioritas pengadaan barang operasional.

Ketika memang anggaran perusahaan tidak memungkinkan untuk pengadaan barang atau fasilitas tertentu, GA perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang bersangkutan.

Demikian halnya ketika barang yang diusulkan memang dirasa penting dan relevan dengan kegiatan utama perusahaan. GA perlu menegaskan pentingnya pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan.

Baca juga : Tips Jaga Komunikasi Kantor dalam Sistem Kerja Remote

5. Berkoordinasi dengan Pihak Luar Perusahaan

Tak hanya bertugas menjalin komunikasi dengan pihak internal perusahaan, general affair juga memiliki tugas untuk berkoordinasi dengan pihak luar.

Koordinasi semacam ini sebetulnya tidak sekadar terkait dengan pengadaan barang atau fasilitas fisik saja. Seorang GA juga berperan dalam pengadaan tenaga tambahan untuk menjaga kebersihan serta keamanan perusahaan.

Tenaga tambahan tersebut bisa saja direkrut dengan sistem outsourcing demi meminimalisasi biaya pelatihan. Artinya, GA perlu berkoordinasi dengan pihak penyedia jasa outsourcing.

Cek bagaimana peran HRIS membantu perusahaan Outsourcing.

Digitalisasi Tugas dan Fungsi General Affair di Perusahaan

Kita tahu bahwa di dunia yang sudah modern, perkembangan fungsi general affair di perusahaan juga harus bisa lebih maju untuk pekerjaan yang lebih optimal. Oleh sebab itu, peran teknologi sangat penting untuk membantu beberapa perkerjaan yang dilakukan oleh tim general affair.

Dahulu tim general affair banyak mengurusi kebutuhan administrasi fasilitas karyawan dan juga pengadaan barang secara manual, namun dengan berkembangnya teknologi hal tersebut bisa dibuat lebih optimal.

Beberapa fasilitas karyawan dan pengadaan yang terus menerus dibutuhkan dan diurus oleh tim GA seperti kebutuhan untuk perjalanan dinas, kebutuhan untuk rapat, inventaris kantor, dan lainnya.

Sebagai contoh, dalam perjalanan dinas karyawan kantor dapat melakukan permintaan kepada tim general affair untuk memesan tiket, hotel, dan menyewa kendaraan. Ada juga yang melakukan pembelian sendiri atas kebutuhannya, lalu mengajukan pembayaran ke kantor ataupun membayar sendiri lalu melakukan reimbursement. 

Teknologi juga bisa membantu tim GA untuk mengurus begitu banyaknya aset yang harus dilacak dan dijaga. Beberapa teknologi RFID yang ditemukan juga bisa membantu melacak barang – barang penting.

Pencatatan inventori barang seperti ini juga umum dilakukan dan secara berkala di cek. Pengecekan stok terhadap dokumentasinya disebut juga dengan stock opname.

Hal – hal administratif seperti ini akan lebih mudah dan cepat jika dibantu dengan aplikasi atau sistem digital. Mekari Talenta contoh solusi HRIS digital yang membantu administratif end-to-end termasuk untuk kebutuhan perjalanan dinas dan reimbursement. Mekari Talenta juga bisa diintegrasikan dengan solusi procurement untuk mengatur pengadaan barang di kantor.

Buat Surat Perjalanan Dinas Gratis

Mekari Talenta membantu tugas General Affair dan HRD

Karena keterbatasan sumber daya, adakalanya perusahaan memilih untuk menggabungkan tugas dan fungsi general affair dengan HRD. Penggabungan semacam ini tentu tidak masalah selama perusahaan mampu mengelola SDM dengan baik. Penggunaan software HR terbaik juga semakin memudahkan fungsi GA dan HRD yang digabung.

Salah satu upaya perusahaan modern untuk meringankan tugas HR terkait pengelolaan SDM adalah dengan menggunakan aplikasi HR pilihan seperti Mekari Talenta.

Dilengkapi dengan fitur database karyawan berbasis cloud, Mekari Talenta membantu Anda menampung dan mengelola berbagai informasi penting perusahaan.

Layanan HR ini juga memungkinkan karyawan melakukan pengajuan reimbursement secara online. Artinya, ketika karyawan menggunakan biaya pribadi untuk keperluan operasional perusahaan, transaksi tersebut dapat segera diketahui oleh pengelola HR yang bertindak sebagai admin.

Pengajuan reimbursement ini menjadi semakin mudah dan efisien dengan aplikasi mobile Mekari Talenta. Gunakan software HR Mekari Talenta segera demi kemudahan pengelolaan bisnis perusahaan Anda.