Dalam dunia kerja yang dinamis, perubahan struktur gaji, bonus, atau tunjangan adalah hal yang wajar terjadi. Namun, ketika penyesuaian tersebut tidak langsung diterapkan, perusahaan perlu memastikan hak karyawan tetap terpenuhi melalui mekanisme retro pay.
Retro pay atau pembayaran gaji secara retroaktif menjadi solusi penting untuk menutupi kekurangan pembayaran yang seharusnya diterima di periode sebelumnya. Memahami konsep dan cara kerja retro pay sangat penting bagi tim HR agar proses penggajian tetap adil, akurat, dan sesuai regulasi. Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut ini.
Apa Itu Retro Pay?
Retro pay atau retroactive pay adalah pembayaran gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan sebagai pelunasan atas kekurangan pembayaran di masa lalu. Biasanya ini terjadi ketika ada penyesuaian gaji, bonus, atau tunjangan yang seharusnya berlaku di periode sebelumnya, tapi belum dibayarkan sesuai jumlah yang benar pada waktu itu.
Contoh Situasi Retro Pay:
- Kenaikan Gaji yang Berlaku Surut
Misalnya, seorang karyawan mendapat kenaikan gaji mulai Januari, tapi kenaikan itu baru diproses di bulan Maret. Maka, gaji tambahan untuk Januari dan Februari akan dihitung dan dibayarkan sebagai retro pay. - Perubahan Struktur Kompensasi
Seperti bonus tahunan yang baru dihitung ulang atau revisi komponen tunjangan (misalnya, tunjangan transportasi yang naik sejak bulan sebelumnya). - Kesalahan Penggajian
Jika ada kekeliruan dalam menghitung jam kerja, lembur, atau potongan yang tidak semestinya, maka koreksi akan dibayarkan dalam bentuk retro pay.
Baca juga: Panduan Lengkap Mengambil Career Break: Persiapan dan Tips Kembali Bekerja
Mengapa Retro Pay Penting?
Retro pay penting karena untuk memastikan perusahaan mematuhi aturan ketenagakerjaan soal pembayaran tepat waktu dan jumlah yang sesuai. Selain itu, karyawan akan merasa dihargai dan lebih percaya pada sistem jika ada kompensasi yang adil dan terbuka.
Hal penting lainnya yang perlu dicatat adalah persoalan audit dan pelaporan di mana retro pay harus dicatat secara akurat agar tidak mengacaukan laporan keuangan atau pajak.
Bagaimana Cara Kerja Retro Pay?
Cara kerja retro pay bisa dijelaskan secara deskriptif sebagai proses perhitungan dan pembayaran selisih gaji yang belum dibayarkan dari periode sebelumnya, biasanya akibat adanya perubahan pada gaji, tunjangan, atau kesalahan penggajian yang baru disadari.
Cara Melakukan Perhitungan Retro Pay
Berikut cara menghitung retro pay.
1. Identifikasi Alasan Retro Pay
Langkah pertama adalah mengetahui mengapa retro pay perlu dilakukan. Beberapa alasan umum meliputi:
- Kenaikan gaji yang berlaku surut.
- Koreksi atas kesalahan penghitungan gaji, lembur, atau tunjangan.
- Revisi struktur kompensasi (misalnya penyesuaian tunjangan atau bonus).
- Karyawan dipromosikan, tapi gaji barunya belum langsung diterapkan.
2. Tentukan Periode yang Terdampak
Setelah penyebabnya jelas, HR akan meninjau periode kapan karyawan seharusnya menerima bayaran yang berbeda, misalnya dari bulan Januari hingga Maret, tapi perubahannya baru berlaku efektif di bulan April.
3. Hitung Selisih Gaji
Perhitungan retro pay dilakukan dengan cara:
- Menentukan jumlah yang seharusnya diterima karyawan di periode sebelumnya.
- Mengurangkan jumlah yang sudah dibayarkan.
- Hasilnya adalah selisih gaji yang harus dibayarkan secara retroaktif.
Contoh:
Karyawan mendapat kenaikan gaji dari Rp5.000.000 menjadi Rp6.000.000 sejak bulan Januari. Tapi baru dibayarkan gaji baru mulai Maret.
Retro pay Januari – Februari: Rp6.000.000 – Rp5.000.000 = Rp1.000.000/bulan
Rp1.000.000 x 2 bulan = Rp2.000.000 retro pay
Baca juga: Panduan Lengkap Orientasi Karyawan Baru dengan Contoh Studi Kasus
4. Pembayaran Retro Pay
Setelah dihitung, retro pay biasanya dibayarkan pada:
- Bersamaan dengan gaji bulanan berikutnya, atau
- Dalam pembayaran terpisah, tergantung kebijakan perusahaan.
Penting juga untuk perusahaan agar menyesuaikan PPh 21 karyawan dan juga potongan-potongan lainnya seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, iuran pensiun, dan lain sebagainya.
5. Pencatatan dan Pelaporan
Retro pay harus dicatat secara akurat dalam sistem payroll dan disertakan dalam slip gaji karyawan agar transparan. HR juga wajib menyimpan riwayat koreksi tersebut sebagai bukti jika terjadi audit atau pertanyaan dari karyawan.
Kesimpulan
Retro pay adalah bagian penting dari sistem penggajian yang adil dan akurat. Dengan memastikan setiap karyawan menerima kompensasi yang sesuai atas kekurangan pembayaran di masa lalu—baik karena kenaikan gaji, kesalahan perhitungan, atau perubahan struktur tunjangan—perusahaan tidak hanya mematuhi regulasi ketenagakerjaan, tetapi juga membangun kepercayaan karyawan terhadap sistem yang transparan.
Proses perhitungan dan pencatatan retro pay yang tepat sangat krusial demi menjaga kepatuhan dan akurasi laporan keuangan serta perpajakan.
Nah, Anda ingin proses penggajian yang otomatis, akurat, dan mendukung perhitungan gaji tanpa repot? Gunakan fitur Payroll dari Mekari Talenta. Dengan sistem yang terintegrasi, Talenta memudahkan HR menghitung, mencatat, dan membayarkan gaji secara efisien—lengkap dengan pelaporan pajak dan slip gaji yang transparan.
Pelajari lebih lanjut tentang fitur Payroll Mekari Talenta di sini dan pastikan semua pembayaran karyawan Anda tepat waktu dan sesuai!
Referensi:
AI HR, “Retro Pay”
BambooHR, “Retro Pay”
