Ketentuan Pemberian Surat Peringatan atau Surat Teguran Karyawan

Berikut ini Insight Talenta akan mengulas contoh surat teguran karyawan, surat peringatan, beserta ketentuan pemberiannya!

Setiap perjalanan pengelolaan karyawan perusahaan, Anda sebagai HR pasti pernah memiliki karyawan yang susah diatur atau sering melanggar peraturan perusahaan.

Karyawan dengan masalah seperti harus diberi peringatan secara tertuliss.

Sehingga tidak bisa menular kepada karyawan lain jika tidak segera diatasi.

Sedangkan, perusahaan tidak bisa semudah itu melakukan PHK kepada karyawan yang bersangkutan.

Banyak solusi yang dapat Anda tempuh jika terjadi hal seperti ini.

Salah satunya adalah memberi surat peringatan karyawan.

Surat peringatan karyawan ini adalah dokumen yang dikeluarkan perusahaan untuk memberi peringatan atau teguran kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, maupun perjanjian bersama.

Surat peringatan atau surat teguran karyawan ini memang menjadi sesuatu yang menakutkan bagi sebagian karyawan, karena jika sudah mencapai surat peringatan kesekian kalinya, karyawan dapat di PHK.

Jenis – jenis Peringatan Karyawan

Sebelum membahas menganai ketentuan, prosedur atau tata cara untuk mengeluarkan surat peringatan kepada karyawan, sebagai HR perlu diketahui ada beberapa jenis peringatan yang bisa diberlakukan.

1. Peringatan Lisan

Peringatan secara lisan dari atasan kepada bawahan dianggap jenis peringatan yang paling ringan dan sopan. Peringatan ini dianggap sebagai peringatan tidak formal yang bisa dilakukan untuk perkembangan karyawan sebelum mengambila langkah yang lebih serius.

2. Surat Peringatan Tertulis

Memberikan surat peringatan kepada karyawan terkait, berarti karyawan secara formal sudah ditandai oleh perusahaan atas pelanggaran yang dia lakukan. Ini menjadi bukti bahwa perusahaan menaruh perhatian pada karyawan dan sungguh – sunggu mengharapkan adanya perubahan.

3. Surat Peringatan Akhir

Biasanya ini adalah surat yang dikeluarkan sebagai peringatan terakhir sebelum adanya tindakan tegas dari perusahaan, seperti pemutusan hubungan kerja. Surat ini adalah tanda batas akhir perusahaan menoleransi kesalahan yang dibuat oleh karyawan.

Ketentuan Pemberian Surat Peringatan Karyawan Adalah Sebagai Berikut!

Walau surat peringatan karyawan atau SP adalah salah satu hal yang bisa ditempuh untuk memberikan teguran secara resmi kepada karyawan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memberikannya.

Terdapat beberapa ketentuan pemberian surat peringatan atau SP kepada karyawan, sebagai berikut :

1. SP Berdasarkan UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003

Berdasarkan peraturan pemerintah tersebut, dalam pasal 161 ayat 1 diterangkan bahwa perusahaan harus berusaha untuk tidak mudah memberikan keputusan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada karyawan.

Tidak hanya memenuhi peraturan pemerintah, perusahaan juga akan mendapatkan manfaat dari mempertahankan karyawan selama mungkin.

Penurunan angka turnover rate karyawan menjadi salah satu manfaatnya. Maka dari itu, pemerintah mengeluarkan kebijakan Surat Peringatan (SP) Karyawan.

Surat peringatan atau surat teguran karyawan ini dikeluarkan kepada karyawan yang sudah melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama.

SP dikeluarkan dengan tujuan agar karyawan yang bersangkutan dapat memperbaiki perilakunya sehingga keputusan PHK tidak langsung dikeluarkan.

2. SP Berdasarkan Pasal 81 angka 42 Perppu Cipta Kerja UU Ketenagakerjaan Nomor 2 Tahun 2022

Berdasarkan peraturan tersebut, pekerja yang melakukan pelanggaran atas perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dapat diberikan surat peringatan secara berturut – turut dengan masa berlaku masing-masing paling lama 6 bulan, kecuali jika ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

SP sendiri memiliki 3 tahap, yaitu SP 1, SP 2, dan terakhir SP 3. Ketika karyawan melanggar peraturan, perusahaan tidak diperbolehkan untuk langsung memberikan keputusan PHK, namun harus melalui 3 tahap SP tersebut.

Kecuali bentuk pelanggaran tertentu yang dinilai sangat berat dan sudah disepakati sebelumnya.

Berikut contoh pemberian surat peringatan :

Pemberian Surat Peringatan 1 ( SP 1 )

Surat Peringatan 1 atau surat teguran karyawan pertama diberikan ketika karyawan baru pertama kalinya melakukan pelanggaran.

SP 1 berlaku paling lama 6 bulan sejak dikeluarkan atau tergantung pada perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang sah dan sudah disepakati.

Setelah masa berlaku 6 bulan selesai, perusahaan harus melakukan monitoring dan evaluasi kepada karyawan yang bersangkutan.

Jika karyawan tersebut menunjukkan perbaikan sikap dan tidak mengulangi pelanggaran yang sama, maka perusahaan akan mempertahankan karyawan tersebut.

Namun, apabila karyawan yang sama melakukan pelanggaran yang berbeda setelah SP 1 berakhir (6 bulan), maka SP yang dikeluarkan dianggap SP 1 lagi dan tidak langsung diberikan SP 2.

Pemberian Surat Peringatan 2 dan 3 ( SP 2 Dan SP 3 )

Surat Peringatan 2 diberikan kepada karyawan ketika masa berlaku SP 1 belum selesai dan karyawan yang bersangkutan sudah melakukan pelanggaran lain maupun pelanggaran yang sama terulang kembali. Surat Peringatan 2 memiliki masa berlaku yang sama, yaitu 6 bulan.

Sama seperti ketentuan SP 1, jika masa berlaku surat teguran karyawan SP 2 belum selesai dan karyawan melakukan pelanggaran lagi serta tidak ada perbaikan sikap sama sekali, maka perusahaan berhak mengeluarkan SP 3.

Masa berlaku SP 3 juga berlaku selama 6 bulan sejak SP diterbitkan.

Apabila dalam kurun waktu 6 bulan karyawan tersebut tidak ada perbaikan kesalahan dan terus memburuk, maka perusahaan dapat mengeluarkan keputusan pemecatan sementara dan PHK dengan memberikan uang pesangon.

Termasuk apabila karyawan melakukan pelanggaran lain.

3. Ketentuan Khusus Lainnya

Selain ketentuan dasar di atas, perusahaan dapat melakukan modifikasi dan penyesuaian peraturan dengan karakteristik perusahaan.

Dengan syarat, ketentuan di atas adalah dasarnya. Beberapa perusahaan menafsirkan peraturan di atas sedikit berbeda.

SP atau surat teguran karyawan dikeluarkan bukan secara bertahap melainkan tergantung pada besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan karyawan.

Artinya, semakin berat pelanggaran yang dilakukan karyawan, maka akan semakin tinggi pula tingkatan pemberian Surat peringatannya.

Pihak yang menentukan ketentuan tingkatan SP dan bentuk pelanggarannya adalah atas perusahaan yang setingkat dengan manajer dan HRD kemudian disetujui oleh direksi.

Sehingga Anda sebagai HR juga akan terlibat dalam pembuatan keputusan terkait Surat Peringatan ini.

Anda juga harus mengerti bahwa manfaat Surat Peringatan tidak hanya untuk menghambat karyawan agar tidak langsung di PHK.

Dengan mengeluarkannya secara tegas akan menjadikan karyawan lainnya untuk bisa belajar dari peristiwa tersebut.

Sehingga tidak terjadi pelanggaran yang sama untuk kesekian kalinya maupun pelanggaran lain yang lebih berat.

Selain itu, Anda sebagai HR juga akan terbantu untuk mengawasi kedisiplinan karyawan dan tanggung jawab mereka dalam mengikuti peraturan perusahaan.

Secara tidak langsung, perusahaan dapat mengendalikan mutu dan kualitas para karyawannya dengan adanya kebijakan Surat Peringatan ini.

Ketika stabilitas produktivitas karyawan dapat dipertahankan, perusahaan juga akan semakin maju.

Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Sebelum sampai terjadinya PHK, pekerja, serikat pekerja, perusahaan, dan pemerintah harus mengupayakan agar tidak terjadi PHK. Maka dari itu, baiknya SP 1, SP 2, dan SP 3 perlu dikeluarkan terlebih dahulu oleh perusahaan sebelum terjadinya PHK.

Kalaupun tidak bisa dihindari, maka perusahaan sepatutnya memberikan surat pemberitahuan maksimal 14 hari kerja sebelum PHK.

Jika karyawan menerima keputusan PHK, perusahaan perlu melaporkan kepada kementeria bidang ketenagakerjaan. Apabila karyawan menolah PHK, karyawan perlu membuat surat penolakan dengan alasan maksimal 7 hari kerja setelah diberikan surat pemberitahuan PHK.

Dalam kondisi ini, diharapkan kedua pihak dalam menyelesaikan secara mufakat. Jika tidak tercapai kesepakatan, maka penyelesaian perselisihan akan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Perusahan juga perlu tahu ada hak – hak karyawan yang di PHK, salah satunya adalah UPMK.

Kelola Surat Teguran, Surat Peringatan Karyawan Lebih Mudah Dengan Aplikasi HRIS Mekari Talenta

Mekari Talenta memiliki fitur yang akan mempermudah Anda mengelola Surat Peringatan karyawan.

Kelola data mengenai siapa saja yang sudah mendapat SP 1, SP 2, dan SP 3 beserta masa berlaku yang sudah berjalan, termasuk pelanggaran apa yang dilakukan.

Dengan begitu, Anda akan lebih cepat mengambil keputusan terkait karyawan yang bersangkutan.

Yuk coba Mekari Talenta sekarang untuk mempermudah pekerjaan dan tugas HRD perusahaan Anda.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis aplikasi database karyawan perusahaan dari Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.