Mengatur jadwal shift karyawan hotel merupakan tantangan tersendiri yang membutuhkan ketelitian, pemahaman mendalam tentang kebutuhan operasional, serta kemampuan beradaptasi terhadap berbagai situasi.
Dengan operasional yang berjalan hampir 24 jam sehari, hotel membutuhkan strategi penjadwalan yang efisien untuk memastikan setiap divisi, mulai dari front office hingga housekeeping, memiliki jumlah staf yang cukup dan tepat waktu.
Jika manajemen hotel tidak mengelolanya dengan baik, penjadwalan shift bisa menyebabkan kekurangan staf di jam sibuk, kelelahan kerja, bahkan menurunnya kepuasan karyawan.
Oleh karena itu, penting bagi manajemen hotel untuk menyusun jadwal kerja yang tidak hanya efisien secara operasional, tetapi juga mempertimbangkan kesejahteraan karyawan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah penting yang dapat dilakukan untuk mengatur jadwal shift secara efektif, mulai dari analisis kebutuhan hingga strategi menghindari bentrok jadwal, dan bagaimana software seperti Mekari Talenta dapat menjadi solusi untuk menyederhanakan pengaturan shift karyawan. Simak selengkapnya!
Langkah-langkah Mengatur Jadwal Shift
1. Analisis Kebutuhan Operasional
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam menyusun jadwal shift adalah memahami kebutuhan operasional hotel secara menyeluruh. Hal iniu meliputi mengidentifikasi waktu-waktu sibuk seperti akhir pekan, musim liburan, atau event tertentu yang biasanya meningkatkan jumlah tamu.
Dengan menganalisis pola kedatangan dan volume tamu, manajer dapat menentukan berapa banyak staf yang dibutuhkan di setiap bagian, seperti front office, housekeeping, kitchen, dan keamanan, pada waktu-waktu tertentu.
2. Penggunaan Alat atau Software
Untuk mempermudah perencanaan dan pengelolaan jadwal, manajer dapat menggunakan alat bantu seperti Google Calendar, Excel spreadsheet, atau lebih profesional lagi, aplikasi manajemen shift karyawan seperti Mekari Talenta.
Software ini memungkinkan pembuatan jadwal shift yang otomatis, menghindari benturan jadwal, dan memberi akses real-time kepada karyawan untuk melihat atau mengajukan perubahan jadwal.
3. Mendengarkan Masukan Karyawan
Karyawan yang merasa didengar akan lebih termotivasi. Itulah mengapa penting untuk membuka ruang diskusi terkait preferensi shift, kebutuhan pribadi (seperti studi atau tanggung jawab keluarga), atau kendala tertentu.
Keterlibatan karyawan dalam proses penjadwalan akan meningkatkan kepuasan kerja serta mengurangi risiko absensi atau pergantian shift secara mendadak.
Baca juga: 6 Aplikasi Attendance Management Gratis dan Berbayar untuk HR Perusahaan di Indonesia
4. Menyusun Jadwal
Dalam menyusun jadwal, prinsip keadilan dan rotasi merata sangat penting. Hindari memberi shift malam terus-menerus pada karyawan tertentu, dan pastikan pembagian jam kerja sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan (termasuk waktu istirahat).
Jadwal juga sebaiknya dipublikasikan minimal seminggu sebelumnya agar karyawan memiliki cukup waktu untuk menyesuaikan diri.
5. Memonitor dan Menyesuaikan
Jadwal bukan dokumen final yang tidak bisa berubah. Sebaliknya, jadwal harus bersifat fleksibel dan bisa dievaluasi. Pantau efektivitas jadwal yang telah berjalan: apakah ada kekurangan staf di jam sibuk? Apakah ada karyawan yang terlalu sering lembur?
Jika ditemukan ketidakseimbangan, segera lakukan penyesuaian untuk memastikan operasional hotel tetap berjalan optimal tanpa mengorbankan kesejahteraan karyawan.
Jika Anda ingin mengelola jadwal shift dengan lebih mudah dan efisien, Mekari Talenta menawarkan fitur manajemen shift otomatis yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional dan preferensi karyawan.
6. Menyusun Jadwal Cadangan untuk Situasi Darurat
Tidak jarang, kondisi tak terduga seperti karyawan yang sakit mendadak, terlambat, atau ada urusan keluarga darurat dapat mengganggu kelancaran shift. Oleh karena itu, penting bagi manajer untuk menyusun jadwal cadangan atau memiliki daftar karyawan yang bisa dihubungi sewaktu-waktu untuk menggantikan shift.
Beberapa hotel juga menerapkan sistem “on-call” untuk satu atau dua staf sebagai bentuk antisipasi terhadap kekosongan mendadak.
Baca juga: Annual Leave: Pengertian, Peraturan, dan Perbedaannya dengan Casual Leave
7. Menjaga Fleksibilitas dalam Jadwal untuk Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Jadwal yang terlalu kaku dapat menurunkan moral kerja. Dengan memberikan ruang fleksibilitas, seperti memperbolehkan tukar shift secara internal dengan persetujuan supervisor atau mengizinkan permintaan shift tertentu, karyawan akan merasa lebih dihargai dan memiliki kendali atas keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka.
Hal ini secara tidak langsung juga dapat menurunkan angka turnover dan meningkatkan loyalitas.
8. Strategi untuk Menghindari Bentrok Jadwal
Bentrok jadwal bisa menyebabkan operasional terganggu atau munculnya konflik antar staf. Untuk mencegah hal ini, pastikan setiap jadwal diperiksa ulang, terutama untuk karyawan yang bekerja di beberapa departemen.
Manfaatkan sistem digital yang bisa memberi notifikasi otomatis jika terjadi overlap atau kekosongan shift. Selain itu, pastikan juga adanya komunikasi terbuka antar departemen agar tidak terjadi perebutan sumber daya manusia di waktu yang bersamaan.
Dengan menerapkan tips-tips ini, manajemen hotel dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih tertata, responsif, dan menyenangkan bagi seluruh tim.
Untuk memudahkan pengelolaan shift yang lebih rapi dan fleksibel, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan software seperti Mekari Talenta yang sudah dilengkapi fitur manajemen jadwal shift otomatis dan integrasi dengan absensi.
Baca juga: Membuat Contoh Jadwal Kerja Shift dengan Excel dan Simulasinya
Kesimpulan
Mengatur jadwal shift karyawan hotel bukanlah tugas yang sederhana, terutama jika Anda harus menyesuaikan antara kebutuhan operasional serta efisiensi kerja.
Dengan melakukan analisis kebutuhan secara tepat, memanfaatkan teknologi, serta menjaga komunikasi terbuka dengan tim, perusahaan dapat menciptakan sistem kerja shift yang adil, fleksibel, dan produktif.
Selain itu, menyusun jadwal cadangan dan menghindari bentrok shift juga penting untuk memastikan kelancaran operasional hotel setiap saat.
Untuk memudahkan proses ini, Mekari Talenta hadir dengan fitur Shift Management yang memungkinkan pengaturan jadwal kerja secara otomatis, transparan, dan terintegrasi dengan data kehadiran karyawan.
Jadwalkan shift lebih mudah, pantau produktivitas secara real-time, dan minimalkan konflik jadwal dengan solusi modern dari Mekari Talenta. Coba demo aplikasinya sekarang dengan menghubungi tim sales kami dan rasakan kemudahannya dalam mengelola operasional tenaga kerja Anda!
