Apa Itu Outsourcing dalam Perusahaan dan Bagaimana Implementasinya

Outsourcing adalah strategi bisnis di mana perusahaan mengalihkan sebagian pekerjaannya kepada pihak ketiga atau penyedia jasa.

Bebeda dengan karyawan kontrak, karyawan outsourcing bertugas mengerjakan pekerjaan yang bersifat pendukung dan terpisah dari kegiatan inti perusahaan, baik dalam hal manajemen maupun eksekusi.

Dengan kata lain, karyawan outsourcing tidak terlibat langsung dalam proses produksi utama perusahaan. Tugas mereka lebih bersifat tambahan, sehingga jika perusahaan memutuskan untuk tidak menggunakan jasa outsourcing, proses produksi tetap dapat berjalan lancar.

Setelah Anda sebagai HR paham dengan aturan yang ada dan perusahaan sudah mantap akan menggunakan karyawan outsourcing, maka implementasi yang tepat akan dapat dilakukan.

Lalu, bagaimana implementasi outsourcing dalam perusahaan? Mari kita bahas lebih lanjut!

Dasar Hukum Outsourcing di Indonesia

Outsourcing di Indonesia diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 19 Tahun 2012 tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain. Beberapa poin penting dalam peraturan ini meliputi:

1. Adanya perjanjian tertulis antara perusahaan pemberi pekerjaan, perusahaan penyedia, dan karyawan outsourcing.
2. Perlindungan hak-hak karyawan outsourcing, termasuk upah, jam kerja, dan jaminan sosial.
3. Larangan untuk pekerjaan yang berkaitan langsung dengan proses produksi utama.

Implementasi Outsourcing dalam Perusahaan

Setelah memahami aturan yang berlaku dan memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing, berikut adalah langkah-langkah implementasi yang tepat:

Perencanaan Kebutuhan Karyawan Outsourcing

Mempekerjakan karyawan outsourcing adalah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Namun, sebelum memulai, HR perlu melakukan perencanaan yang matang. Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan:

1. Buat Daftar Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama adalah mendata kebutuhan perusahaan secara detail. Tentukan posisi apa saja yang membutuhkan karyawan outsourcing, berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk setiap posisi, dan divisi atau bagian mana yang memerlukan dukungan karyawan outsourcing.

Dengan mendata kebutuhan secara menyeluruh, Anda dapat memastikan bahwa semua divisi mendapatkan dukungan yang tepat tanpa kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.

2.  Lakukan Research untuk Memilih Perusahaan Penyedia

Setelah mengetahui kebutuhan perusahaan, langkah selanjutnya adalah memilih perusahaan penyedia yang tepat. Perusahaan penyedia bertanggung jawab untuk menyediakan karyawan outsourcing sesuai dengan kriteria yang Anda butuhkan.

Pertama, pilih perusahaan yang sudah terbukti memiliki reputasi baik dan terpercaya, kemudian pastikan perusahaan penyedia menyediakan karyawan yang kompeten dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Terakhir, perusahaan penyedia harus mampu menyesuaikan jumlah dan jenis karyawan sesuai dengan permintaan.

Tips: Lakukan riset mendalam, baca review, dan mintalah rekomendasi dari perusahaan lain yang sudah menggunakan jasa outsourcing.

3. Buat Perjanjian dengan Perusahaan Penyedia

Setelah menemukan perusahaan penyedia yang sesuai, langkah berikutnya adalah melakukan koordinasi dan membuat perjanjian.

• Profil Perusahaan: Siapkan dokumen yang menjelaskan profil perusahaan Anda secara umum.
• Karakteristik Karyawan: Jelaskan kriteria karyawan outsourcing yang dibutuhkan, seperti keahlian, pengalaman, dan kualifikasi lainnya.
• Rincian Pekerjaan: Tentukan tugas dan tanggung jawab yang akan diberikan kepada karyawan outsourcing.

4. Susun Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

Setelah kesepakatan dengan perusahaan penyedia tercapai, langkah terakhir adalah menyusun Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) untuk karyawan outsourcing.

Hal pertama yang harus diperhatikan dalam PKWT adalah jangka waktu kerja, yaitu dengan menentukan durasi kontrak kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Kemudian hak dan kewajiban. Pastikan hak-hak karyawan outsourcing, seperti upah, jam kerja, dan cuti, diatur dengan jelas dan mendapatkan jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.

Penting: PKWT harus ditandatangani oleh karyawan outsourcing, perusahaan penyedia, dan perwakilan dari perusahaan Anda sebagai bukti kesepakatan bersama.

Baca juga: 5 Perbedaan Karyawan Outsourcing dan Karyawan Kontrak serta Panduan Undang-Undangnya

Pelaksanaan Masa Kerja Karyawan Outsourcing

Setelah perusahaan merencanakan kebutuhan karyawan outsourcing dengan matang, selanjutnya adalah tahap memperkerjakan karyawan outsourcing.

1. Tanda Tangan Kontrak dan Orientasi Karyawan Outsourcing

Ketika Anda bertemu dengan karyawan outsourcing yang akan bekerja di perusahaan untuk tanda tangan kontrak, pastikan semua karyawan paham dengan poin-poin yang ada dalam PKWT sehingga tidak akan ada pihak yang dirugikan akibat adanya kesalahpahaman.

Setelah itu, bimbing karyawan baru tersebut untuk mengenal perusahaan lebih jauh. Hal ini termasuk dalam orientasi karyawan. Meskipun mereka dibatasi pada masa kerja yang termasuk singkat dibanding karyawan tetap, Anda tetap harus memberi mereka orientasi.

Karyawan yang mengenal perusahaan mereka dengan baik juga akan memberikan kinerja yang maksimal pula karena adanya rasa memiliki kepada perusahaan.

2. Pastikan Pelaksanaan sesuai Aturan Pemerintah

Pelaksanaan penggunaan karyawan outsourcing dalam perusahaan harus sesuai dengan peraturan pemerintah.

Misalnya pemenuhan hak atas cuti jika sudah memenuhi syarat masa kerja, yaitu 1 tahun; hak atas jaminan sosial; hak atas tunjangan hari raya; hak istirahat minimal 1 hari dalam 1 minggu; hak menerima ganti rugi jika terjadi PHK bukan karena kesalahan mereka; hak atas penyesuaian upah; dan hak lain yang diatur dalam PKWT.

Konsekuensi perusahaan yang tidak memenuhi ketentuan tersebut akan membuat status PKWT berubah menjadi PKWTT.

Dengan kata lain, karyawan outsourcing akan berubah status menjadi karyawan tetap. Selain itu, karyawan yang bersangkutan dapat melaporkannya kepada Pengadilan Hubungan Industrial.

Baca juga: Mengenal Pengertian Hubungan Industrial di Indonesia

3. Kelola Shift, Administrasi, dan Gaji

Hal terpenting dalam pelaksanaan mempekerjakan karyawan jenis ini adalah pengelolaannya. Mulai dari pembagian shift kerja mereka, membuat contoh absensi kehadiran, gaji dan tunjangan, serta kebutuhan administrasi lainnya seperti cuti dan/atau izin sakit.

Semua itu harus dikelola sama baiknya ketika Anda mengelola administrasi karyawan tetap. Akan sangat bijak dan menguntungkan jika tim HR menggunakan aplikasi HR untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Evaluasi Kinerja Karyawan Outsourcing

Selama masa kerja karyawan outsourcing berjalan, tentu harus ada evaluasi dari perusahaan.

Beberapa hal yang perlu di evaluasi adalah kinerja karyawan apakah produktif atau tidak, apakah pemberian hak-hak mereka mendatangkan kepuasan, apakah pengelolaan data-data karyawan sudah baik, dan sebagainya.

Jika perusahaan menggunakan aplikasi HR seperti Mekari Talenta, proses evaluasi dan perhitungan payroll akan menjadi lebih mudah. Hal ini karena Mekari Talenta dapat menyajikan data dan laporan berupa grafik yang mudah dibaca.

Baca juga: 4 Kemampuan Aplikasi HRD Sebagai Evaluasi Kinerja Karyawan

Pengelolaan semua jenis karyawan termasuk seperti yang ada di atas mungkin akan menjadi pekerjaan yang butuh ketelitian yang tinggi. Maka dari itu, penggunaan aplikasi HR sangatlah dianjurkan agar pekerjaan HR Anda selesai lebih efektif dan efisien.

Mekari Talenta sebagai salah satu aplikasi HR terpercaya memiliki fitur untuk mengelola karyawan. Termasuk karyawan outsourcing dan segala kebutuhan administrasi mereka. Anda bisa coba gratis Aplikasi HRIS Talenta dengan klik gambar di bawah ini.