Surat PHK Karyawan: Pengertian, Contoh & Perhitungan Pesangon

Mekari Talenta akan mengulas tentang apa itu pemutusan hubungan kerja (PHK), dan contoh surat pemberhentian kerja dan perhitungan pesangon ketika karyawan terkena PHK atau lay off. Namun yang jelas PHK adalah suatu hal yang bisa terjadi untuk setiap karyawan.

Simak dengan baik ya, mungkin tulisan dan contoh surat PHK yang ada di sini akan bermanfaat untuk anda. Mengingat kemerosotan ekonomi yang diakibatkan penyebaran Virus Corona di Indonesia pada akhirnya berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK).

Hal ini tentu sebagai hal yang tidak diinginkan baik dari sisi karyawan maupun perusahaan. Namun berbagai faktor jadi alasan perusahaan hingga memberikan surat pemberhentian kerja.

Terutama saat ini, ketidakmampuan perusahaan membiayai operasional menjadi alasan utama kenapa akhirnya PHK dilaksanakan. Melalui artikel ini, Mekari Talenta akan membahas secara lengkap mengenai apa itu PHK. Ini adalah beberapa poin kunci pembahasannya:

Pahami Dulu PHK dan Regulasinya

Di sini anda akan mempelajari dan mengetahui kalau pemutusan hubungan kerja adalah hal yang bisa terjadi kepada siapapun. Jadi sebagai pekerja, Anda harus tahu hak anda setelah anda mendapatkan surat pemutusan hubungan kerja dari perusahaan.

Lalu untuk perusahaan, Anda juga harus tahu bagaimana contoh surat pemutusan hubungan kerja yang benar untuk diberikan ke karyawan Anda. Anda juga perlu mengetahui bagaimana memenuhi kewajiban perusahaan terhadap karyawan yang mendapatkan surat pemberhentian kerja tersebut.

Apa itu Pengertian Pemutusan Hubungan Kerja (PHK Artinya Apa)?

Pemutusan hubungan kerja atau arti PHK adalah acuan untuk pengakhiran kontrak karyawan dengan perusahaan. Seorang karyawan dapat diberhentikan dari pekerjaan atas kehendaknya sendiri atau mengikuti keputusan yang telah dibuat oleh atasannya.

Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 BAB I Pasal 1 ayat (25), PHK artinya yaitu sebagaimana dijelaskan berikut ini.

Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha.

Sedangkan dalam UU tersebut, yang menjelaskan secara rinci tentang pengertian PHK berada di BAB XII dari pasal 150 – pasal 172 yang berlaku bagi badan usaha yang memiliki badan hukum atau tidak, usaha milik perseorangan, persekutuan atau miliki badan hukum.

Baik milik swasta maupun milik negara. Serta usaha-usaha sosial dan usaha lain yang mempunyai pengurus dan mempekerjakan orang lain dengan membayar upah dan imbalan dalam bentuk lain.

Prosedur PHK Menurut UU No 13 Tahun 2003

Teknik dan cara pemutusan hubungan kerja yaitu dengan merundingkan terlebih dahulu antara kedua pihak. Jika memang hasil akhir PHK adalah tetap dilaksanakan, maka diajukan permohonan secara tertulis kepada lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

Atau biasa disebut dengan Pengadilan Hubungan Industrial disertai dengan alasan kenapa PHK dilakukan. Selama pengadilan belum memutuskan, baik perusahaan maupun karyawan tetap harus melaksanakan kewajibannya.

Jika terjadi pemutusan hubungan kerja, maka perusahaan wajib membayarkan uang pesangon atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian yang seharusnya diterima oleh karyawan.

Tentang Perhitungan Pesangon, Uang Penghargaan dan Uang Penggantian Hak

Perhitungan pesangon jika dilihat dari pasal 156 UU Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 Pasal 2 yaitu sebagai berikut.

masa kerja kurang dari 1 (satu) tahun, 1 (satu) bulan upah;
masa kerja 1 (satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 (dua) tahun, 2 (dua) bulan upah;
masa kerja 2 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 (tiga) tahun, 3 (tiga) bulan upah;
masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 (empat) tahun, 4 (empat) bulan upah;
masa kerja 4 (empat) tahun atau lebih tetapi kurang dari 5 (lima) tahun, 5 (lima) bulan upah;
masa kerja 5 (lima) tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 6 (enam) bulan upah;
masa kerja 6 (enam) atau lebih tetapi kurang dari 7 (tujuh) tahun, 7 (tujuh) bulan upah;
masa kerja 7 (tujuh) tahun atau lebih tetapi kurang dari 8 (delapan) tahun, 8 (delapan) bulan upah;
masa kerja 8 (delapan) tahun atau lebih, 9 (sembilan) bulan upah.

Pekerja yang terkena PHK artinya adalah tetap akan mendapatkan benefit karyawan.

Misalnya, selain perhitungan pesangon PHK , ternyata terdapat ketentuan uang penghargaan masa kerja pada pasal 3 UU tersebut, yaitu seperti berikut :

masa kerja 3 (tiga) tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 (enam) tahun, 2 (dua) bulan upah;
masa kerja 6 (enam) tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 (sembilan) tahun, 3 (tiga) bulan upah;
masa kerja 9 (sembilan) tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 (dua belas) tahun, 4 (empat) bulan upah;
masa kerja 12 (dua belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 (lima belas) tahun, 5 (lima) bulan upah;
masa kerja 15 (lima belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 (delapan belas) tahun, 6 (enam) bulan upah;
masa kerja 18 (delapan belas) tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 (dua puluh satu) tahun, 7 (tujuh) bulan upah;
masa kerja 21 (dua puluh satu) tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 (dua puluh empat) tahun, 8 (delapan) bulan upah;
masa kerja 24 (dua puluh empat) tahun atau lebih, 10 (sepuluh) bulan upah.

Lalu selanjutnya, pada pasal 4, terdapat uang penggantian hak yang dapat diberikan kepada karyawan dengan ketentuan :

cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur;
biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ke tempat dimana pekerja/buruh diterima bekerja;
pengganti perumahan serta pengobatan dan perawatan ditetapkan 15% (lima belas perseratus) dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat;
hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Di bawah ini adalah salah satu contoh surat PHK, surat pemberhentian kerja atau surat pemutusan hubungan kerja yang biasanya digunakan untuk memberhentikan karyawan di perusahaan.

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Secara Umum

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Format Formal

Berikut adalah contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dengan format formal yang sesuai dengan praktik umum di perusahaan di Indonesia:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT MAJU BERSAMA SENTOSA
Jl. Raya Industri No. 123, Jakarta Timur
Telp. (021) 555-7890 | Email: info@majusentosa.co.id

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor: 045/SPHK/HRD/III/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Budi Santoso
Jabatan : Manajer HRD
Perusahaan : PT Maju Bersama Sentosa

Dengan ini menyatakan bahwa:

Nama : Adi Prasetyo
Jabatan : Staff Administrasi
NIK Karyawan : 20210915
Alamat : Jl. Melati No. 45, Bekasi, Jawa Barat

Telah resmi diberhentikan dari perusahaan terhitung sejak tanggal 1 April 2025, dengan alasan sebagai berikut:

Berdasarkan evaluasi kinerja serta hasil rapat bersama manajemen, Saudara tidak mencapai target kinerja yang telah ditentukan selama tiga periode berturut-turut, sebagaimana tercantum dalam Surat Peringatan ke-1 (tertanggal 5 Januari 2025), Surat Peringatan ke-2 (tertanggal 5 Februari 2025), dan Surat Peringatan ke-3 (tertanggal 5 Maret 2025).

Sehubungan dengan hal tersebut, maka perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan Saudara terhitung mulai tanggal di atas, sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan peraturan perusahaan.

Sebagai bentuk tanggung jawab, perusahaan akan memberikan:

Gaji bulan terakhir yang belum dibayarkan

Uang pesangon sesuai masa kerja

Uang penghargaan masa kerja

Hak cuti yang belum digunakan

Surat Paklaring

Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi yang telah diberikan selama bekerja di perusahaan, dan semoga sukses dalam karier di masa mendatang.

Demikian surat ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 26 Maret 2025
Hormat kami,

PT Maju Bersama Sentosa

ttd
Budi Santoso
Manajer HRD

Berikut ini adalah 3 contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) berdasarkan alasan yang berbeda:

Contoh Surat PHK karena Efisiensi Perusahaan

PT SINAR UTAMA SEJAHTERA
Jl. Gatot Subroto No. 88, Bandung
Telp: (022) 654-3210 | Email: hrd@sinarutama.co.id

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor: 071/PHK-HRD/III/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rina Oktaviani
Jabatan : Kepala Divisi HRD
Perusahaan : PT Sinar Utama Sejahtera

Dengan ini menyampaikan bahwa:

Nama : Andriansyah
Jabatan : Operator Produksi
NIK Karyawan : 110045
Alamat : Jl. Cijerah No. 25, Bandung

Dengan sangat menyesal kami informasikan bahwa terhitung sejak tanggal 10 April 2025, hubungan kerja antara perusahaan dan Saudara dinyatakan berakhir, dikarenakan adanya kebijakan efisiensi operasional perusahaan sebagai dampak dari penurunan produksi dan kondisi ekonomi yang tidak stabil.

Keputusan ini telah melalui pertimbangan yang matang oleh manajemen dan telah disampaikan kepada Dinas Tenaga Kerja Kota Bandung. Sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, perusahaan akan memberikan:

Uang pesangon

Uang penghargaan masa kerja

Uang penggantian hak (cuti, THR proporsional)

Surat Paklaring

Kami menyampaikan apresiasi dan terima kasih atas kontribusi Saudara selama ini, dan kami mendoakan yang terbaik untuk karier Saudara ke depannya.

Bandung, 26 Maret 2025
Hormat kami,
PT Sinar Utama Sejahtera

ttd
Rina Oktaviani
Kepala Divisi HRD

Contoh Surat PHK karena Pengunduran Diri

PT BINTANG CERAH ABADI
Jl. Dr. Sutomo No. 17, Surabaya
Telp: (031) 456-7890 | Email: hrd@bintangcerah.co.id

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor: 056/HRD/PHK/III/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rudi Hartono
Jabatan : Manajer HRD
Perusahaan : PT Bintang Cerah Abadi

Dengan ini menyatakan bahwa:

Nama : Lestari Dewi
Jabatan : Customer Service
NIK Karyawan : 2020021
Alamat : Jl. Menur No. 50, Surabaya

Telah mengajukan surat pengunduran diri (resign) pada tanggal 5 Maret 2025 dan sesuai dengan ketentuan masa pemberitahuan 30 hari, maka perusahaan secara resmi menyetujui pemutusan hubungan kerja efektif per tanggal 5 April 2025.

Perusahaan menghargai keputusan Saudari dan akan memberikan hak-hak sebagai berikut:

Gaji bulan terakhir

Hak cuti yang belum diambil

Surat pengalaman kerja (Paklaring)

Kami ucapkan terima kasih atas dedikasi dan kerja sama Saudari selama menjadi bagian dari perusahaan ini. Semoga sukses di masa depan.

Surabaya, 26 Maret 2025
Hormat kami,
PT Bintang Cerah Abadi

ttd
Rudi Hartono
Manajer HRD

Contoh Surat PHK karena Pelanggaran Berat

PT NUSANTARA DIGITAL SOLUSI
Jl. M.H. Thamrin No. 135, Jakarta Pusat
Telp: (021) 9999-8888 | Email: hrd@nusantaradigital.co.id

SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

Nomor: 099/PHK-HRD/III/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Siti Rahmawati
Jabatan : HR Manager
Perusahaan : PT Nusantara Digital Solusi

Dengan ini menyatakan bahwa:

Nama : Heri Kurniawan
Jabatan : IT Support
NIK Karyawan : 300199
Alamat : Jl. Rajawali No. 33, Jakarta Timur

Terhitung mulai tanggal 28 Maret 2025, perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja secara sepihak terhadap Saudara karena telah melakukan pelanggaran berat berupa:

Mengakses dan membocorkan data internal perusahaan kepada pihak eksternal tanpa izin, yang melanggar Pasal 158 ayat (1) huruf d UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan serta Peraturan Perusahaan Bab III Pasal 12.

Keputusan ini telah melalui pemeriksaan internal, klarifikasi, dan disampaikan pula kepada Dinas Ketenagakerjaan Jakarta. Berdasarkan ketentuan yang berlaku, Saudara tidak berhak atas uang pesangon, namun tetap akan menerima:

Gaji bulan terakhir

Surat pengalaman kerja terbatas (jika diminta)

Kami menyesalkan terjadinya hal ini dan berharap Saudara dapat belajar dari peristiwa ini untuk masa depan yang lebih baik.

Jakarta, 26 Maret 2025
Hormat kami,
PT Nusantara Digital Solusi

ttd
Siti Rahmawati
HR Manager

Kelola Karyawan Lebih Mudah Dengan Mekari Talenta

Sebelum pada akhirnya perusahaan harus melakukan PHK, Anda dapat mencoba terlebih dahulu pengelolaan SDM dengan menggunakan fitur software Mekari Talenta.

Anda dapat mengetahui kinerja karyawan yang dilihat dari total kehadiran, ketepatan waktu bekerja, total lembur, shift per minggu karyawan dengan aplikasi HRIS hingga jumah cuti yang mereka ajukan beserta alasannya.

Sehingga, Anda tidak akan salah dalam memillih karyawan mana yang harus di PHK dan karyawan mana yang harus dipertimbangkan. Karena PHK adalah suatu hal yang akan mempengaruhi kehidupan seseorang. Jangan sampai, penilaian Anda terutama saat masa krisis seperti ini berdasarkan penglihatan dan kesubjektifan saja.

Cari tahu selengkapnya mengenai sistem payroll perusahaan pada produk payroll software yang mendukung payroll system dari aplikasi slip gaji online milik Talenta di website Mekari Talenta.

Anda bisa klik di sini untuk mencoba demo gratis Mekari Talenta secara langsung. Nah, pengertian, jenis, contoh surat PHK adalah sebagaimana telah dijelaskan di blog Mekari Talenta disini.

Lalu terkena pemutusan hubungan kerja atau PHK artinya Anda harus tahu hak yang didapatkan para pekerja setelah terjadi pemutusan hubungan kerja seperti pesangon.

Apabila perusahaan menggunakan seperti Mekari Talenta tentu hak-hak anda sudah masuk ke dalam perhitungan pesangon secara otomatis sehingga Anda tidak merasa dirugikan.

Semoga informasi terkait surat pemberhentian kerja ini bisa berguna untuk Anda yang memerlukannya. Jangan lupa juga untuk dibagikan di sosial media.

Seberapa bermanfaat postingan ini untuk Anda?

Beri penilaian Anda dengan bintang di bawah ini!